Ambassade van België in Australië
Home Consulaire diensten Legalisatie van documenten

Legalisatie van documenten

Een document dat in het ene land officieel en legaal is, is dat niet automatisch in het andere. Veel documenten moet u daarom eerst laten legaliseren, om ze over de grens te kunnen gebruiken.

De legalisatie slaat op de controle van de oorsprong van een document. Legalisatie is een officiële bevestiging dat de handtekening van de ambtenaar die een document ondertekende, of het zegel of de stempel op het document, echt is.

Niet enkel de handtekening van degene die het stuk afgaf wordt gelegaliseerd maar bij uitbreiding wordt ook de handtekening van een legaliserend ambtenaar gelegaliseerd. Elke handtekening, elk zegel of elke stempel wordt gelegaliseerd door diegene die daarvoor bevoegd is en die de handtekening, het zegel of de stempel kent. Dit verklaart waarom vaak verscheidene legalisaties - in een welbepaalde volgorde - nodig zijn.

Een land kan aangesloten zijn bij een legalisatieverdrag dat afspraken bevat over hoe landen elkaars officiële documenten accepteren. Een groot aantal landen is aangesloten bij het “Apostilleverdag” van Den Haag van 5 oktober 1961. Er is dan maar 1 legalisatie nodig door middel van een apostillestempel.

Lees meer

Legalisatie

De volgende landen uit de jurisdictie van deze Ambassade zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag. Documenten uit deze landen dienen niet door de Ambassade gelegaliseerd worden. Een enkele legalisatie door de nationale bevoegde autoriteit van dit land volstaat om het document te kunnen gebruiken voor een Belgische autoriteit.

Documenten uit landen die niet aangesloten zijn bij het Apostilleverdrag moeten dubbel gelegaliseerd worden: eerst door de bevoegde nationale overheid van het land dat het document heeft opgesteld, en daarna door de Belgische Ambassade in wiens consulaire jurisdictie dit land zich bevindt.

Documenten die in een andere taal dan het Nederlands, Frans of Duits zijn opgesteld, moeten in een van deze talen worden vertaald. LET OP: Voor visumaanvragen geldt een uitzondering: documenten die in het Engels zijn opgesteld hoeven niet te worden vertaald. Vertalingen moeten worden gemaakt door een erkend vertaler. Alle vertaalkosten zijn voor rekening van de aanvrager.
In Australië moeten documenten worden vertaald (in het Nederlands, Frans of Duits) door een door NAATI geaccrediteerde vertaler. In Nieuw-Zeeland moeten documenten worden vertaald (in het Nederlands, Frans of Duits) door een door NAATI geaccrediteerde vertaler of door de Vertaaldienst van de afdeling Binnenlandse Zaken.

Alle documenten moeten originele documenten zijn.

De documenten, en in het bijzonder akten betreffende de burgerlijke staat, mogen niet ouder zijn dan 6 maanden.

Sinds oktober 2020 hanteert de Belgische Ambassade een systeem van digitale legalisatie (e-legalisatie)

e-legalisatie

Wat is een elektronische legalisatie?

Elektronische legalisatie is legalisatie in elektronische vorm. Een pdf met de afbeelding van een legalisatiesticker wordt aan een gescand of al elektronisch document toegevoegd. Deze pdf is ondertekend met een elektronische handtekening namens de FOD Buitenlandse Zaken. Op de afbeelding van de sticker staat de scan van de handtekening van de consul die het document gelegaliseerd heeft en het zegel van de consulaire post.

Voorbeeld e-legalisatie

Hoe laat ik een papieren document elektronisch legaliseren?

Het papieren document wordt door het consulaat gescand na analyse van het document en geüpload naar e-legalisatie. Het document wordt dan automatisch toegevoegd aan de elektronische legalisatie.

Hoe verkrijgt de aanvrager legalisatie?

Het document wordt automatisch verzonden naar het e-mailadres dat bij aanvraag werd vermeld. Als de aanvrager geen e-mailadres heeft, kan hem een ​​ontvangstbewijs worden gegeven met de informatie die nodig is om toegang te krijgen tot zijn document op de controlesite van Legalweb.

 
Hoe gaat het in de praktijk?

Na ontvangst van de betaling voor de legalisatie, doet de Ambassade het volgende:

  1. Het document wordt gecontroleerd, gescand en vervolgens elektronisch ondertekend door de consul
  2. Het zegel van de consulaire post en de handtekening van de consul worden op elektronische wijze op de legalisatie aangebracht.
  3. Evenals een unieke QR-code onderaan de elektronische legalisatie
  4. Het originele papieren document wordt aan de burger overhandigd. Er is niets toegevoegd aan het originele papieren document.
  5. De elektronische legalisatie wordt per e-mail naar de burger gestuurd of een ontvangstbewijs werd hem overhandigd met daarop de informatie die nodig is om toegang te krijgen tot zijn document op de controlesite van Legalweb.
  6. De burger kan zijn elektronische legalisatie raadplegen op Legalweb en downloaden, bewaren of doorsturen naar een derde.
  7. De Belgische overheid kan de legalisatie raadplegen en controleren op Legalweb door gebruik te maken van het dossiernummer (vermeld op de bon) of door gebruik te maken van het legalisatiecontrolenummer.

Buitenlandse documenten bestemd voor België worden elektronisch gelegaliseerd. Er zit geen sticker meer op het papieren document.

Buitenlandse documenten die bestemd zijn voor een ander land dan België (bv. ouderlijke toestemming) kunnen elektronisch én met een sticker gelegaliseerd worden.

Controleer eerst of de buitenlandse ambassade of het consulaat elektronische legalisatie aanvaardt.