Légalisation de documents

Un document officiel et légal dans un pays ne l’est pas automatiquement dans un autre. C’est pour cette raison que vous devez d’abord faire légaliser vos documents avant de pouvoir les utiliser à l’étranger.

La légalisation certifie l'origine d'un document. C'est une confirmation officielle de la véracité de la signature, du timbre ou du sceau du fonctionnaire qui a signé le document.

Il n’y a pas que la signature de celui qui a délivré le document qui est légalisée mais aussi, par extension, la signature de l’officier qui a légalisé le document. Chaque signature/timbre/sceau est légalisé(e) par celui qui est compétent pour le faire et qui connaît cette signature, ce timbre, ce sceau. Ceci explique pourquoi plusieurs légalisations - dans un ordre bien défini - sont souvent nécessaires.

Un pays peut aussi être lié par un traité de légalisation qui contient des accords sur la manière dont les pays acceptent les documents officiels les uns des autres. Un grand nombre de pays sont ainsi liés par la Convention Apostille de La Haye du 5 octobre 1961. Dans ce cas, une seule légalisation est nécessaire au moyen d'un cachet portant la mention Apostille.

Questions/réponses sur la légalisation de documents

Pour la légalisation à partir de l’étranger, vous pouvez toujours vous renseigner sur le site web de notre représentation sur place : Adresses des ambassades et consulats belges à l’étranger

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Les pays suivants de la juridiction de cette Ambassade sont membres de la Convention Apostille. Les documents de ces pays n'ont pas à être légalisés par l'ambassade. Une seule légalisation par l'autorité nationale compétente de ce pays est suffisante pour pouvoir utiliser le document devant une autorité belge.

• Australie: Department of Foreign Affairs & Trade
• Nouvelle Zélande: Department of Internal Affairs
• Fidji: Ministry of Foreign Affairs
• Iles Cook: Ministry of Foreign Affairs & Immigration
• Niue
• Samoa: Ministry of Foreign Affairs and Trade
• Tonga: The Ministry of Foreign Affairs & Immigration & Citizenship
• Vanuatu: Vanuatu Financial Services Commission

Les documents provenant de pays non parties à la Convention Apostille doivent être légalisés deux fois : d'abord par le gouvernement national compétent du pays qui a établi le document, puis par l'Ambassade de Belgique qui a compétence consulaire pour le pays qui a établi le document.

Les documents rédigés dans une langue autre que le néerlandais, le français ou l'allemand doivent être traduits dans l'une de ces langues. REMARQUE : Il existe une exception pour les demandes de visa : les documents rédigés en anglais n'ont pas besoin d'être traduits. Les traductions doivent être effectuées par un traducteur agréé. Tous les frais de traduction sont à la charge du demandeur. En Australie, les documents doivent être traduits (en néerlandais, français ou allemand) par un traducteur accrédité par NAATI. En Nouvelle-Zélande, les documents doivent être traduits (en néerlandais, français ou allemand) par un traducteur accrédité par NAATI ou par le service de traduction du ministère des Affaires intérieures

Tous les documents doivent être les documents originaux.

Les dates des documents et notamment des actes relatifs à l'état civil ne doivent pas dépasser un délai de 6 mois au moment de la déclaration.

Depuis octobre 2020, l'Ambassade de Belgique utilise un système de légalisation numérique (e-légalisation).
 

Qu'est-ce qu'une légalisation électronique ?

La légalisation électronique est la légalisation sous forme électronique. Un PDF avec l'image d'un autocollant de légalisation est ajouté à un document numérisé ou déjà électronique. Ce PDF est signé avec une signature électronique au nom du SPF Affaires étrangères. L'image de l'autocollant montre le scan de la signature du consul qui a légalisé le document et le sceau du poste consulaire.
 

Comment faire légaliser un document papier par voie électronique ?

Le document papier est scanné par le consulat après analyse du document et téléchargé sur e-légalisation. Le document est alors automatiquement ajouté à l'authentification électronique.
 

Comment le demandeur obtient-il la légalisation ?

Le document est automatiquement envoyé à l'adresse e-mail fournie avec la demande. Si le demandeur ne dispose pas d'une adresse e-mail, il peut recevoir un récépissé contenant les informations nécessaires pour accéder à son document sur le site d'audit de LegalWeb
 

Comment ça se passe en pratique ?

Dès réception du paiement pour la légalisation, l'Ambassade fera le suivant :

1. Le document est vérifié, scanné puis signé électroniquement par le consul
2. Le sceau du poste consulaire et la signature du consul sont apposés électroniquement sur l'authentification.
3. Ainsi qu'un QR code unique en bas de la légalisation électronique
4. L'original du document papier est remis au citoyen. Rien n'a été ajouté au document papier d'origine.
5. La légalisation électronique est envoyée au citoyen par e-mail ou un récépissé lui est remis contenant les informations nécessaires pour accéder à son document sur le site de contrôle LegalWeb.
6. Le citoyen peut consulter sa légalisation électronique sur LegalWeb et la télécharger, la sauvegarder ou la transmettre à un tiers.
7. Le gouvernement belge peut consulter et vérifier la légalisation sur LegalWeb en utilisant le numéro de dossier (mentionné sur le récépissé) ou en utilisant le numéro de contrôle de légalisation.

Les documents étrangers à destination de la Belgique sont légalisés électroniquement. Il n'y a plus d'autocollant sur le document papier.

Les documents étrangers à destination d'un pays autre que la Belgique (par exemple l'autorisation parentale) peuvent être légalisés par voie électronique et avec une vignette.

Vérifiez d'abord si l'ambassade ou le consulat étranger accepte la légalisation électronique.